Effiziente Finanzberichterstattung:

Interview mit Aleksandar Ivezić über das Fin RP Best-Practice-Toolkit

Fact:

Aleksandar, welche Ziele verfolgen Sie mit dem Best-Practice-Toolkit?

Aleksandar Ivezić:

Wissen Sie, Fin RP ist ein hochspezialisiertes und sehr mächtiges Werkzeug. Wir möchten, dass unsere Neukunden möglichst schnell zu druckfertigen Berichten gelangen. Das Best-Practice-Toolkit bringt dafür alles Entscheidende mit.

Fact:

Nun werden Ihre Kunden ja sicher in der Vergangenheit bereits Berichte erstellt und deshalb eine konkrete Vorstellung haben, wie ihre Publikationen aussehen sollen.

Aleksandar Ivezić:

Ganz genau, und deshalb fragen wir die grundlegenden Design- und Texteinstellungen bereits im Vorfeld über unseren Design-Fragebogen ab und spielen diese in Fin RP ein.

Fact:

Welche Aufgaben bleiben dann für den Kunden?

Aleksandar Ivezić:

Der Kunde hat weiter alle Prozesse in der Hand, doch das Aufgabenbild wandelt sich. Nicht mehr Fleißaufgaben wie Datensammeln, Eingeben und das Abhaken von Ergebnissen stehen im Vordergrund, sondern viel mehr Steuerungs- und Managementaufgaben im Rahmen eines echten Disclosure „Managements“.

Fact:

Sie entlasten also die Kunden?

Aleksandar Ivezić:

Absolut! Durch den höheren Automatisierungsgrad. Und wir schaffen Freiräume, um sich beispielsweise auf die Qualitätssicherung und neue regulatorische Anforderungen zu fokussieren. Das ist nach meiner Erfahrung ein Aspekt, der gerade in einem so dynamischen Umfeld von zentraler Bedeutung ist. Man denke beispielsweise an die aktuellen Entwicklungen beim ESG Reporting.

Fact:

Und wenn das Setup steht und auch die Daten durch Importskripte mehr oder weniger automatisch eingespielt werden?

Aleksandar Ivezić:

Dann wollen viele Kunden Fin RP auch für Berichte nutzen, bei denen man sich in der Vergangenheit eher weniger Mühe gegeben hat, weil der Aufwand zu groß schien. Bei Spezialfonds etwa, wo die Leserschaft im Vergleich zu Publikumsfonds viel kleiner ist. Aber mit Fin RP lassen sich eben auch dafür im Handumdrehen kostengünstig Hochglanzberichte produzieren. Wir sehen darin eine echte Chance, damit Vermögensverwalter in der Wahrnehmung ihrer Kunden professioneller dastehen, als die Mitbewerber.

Fact:

Nun bezieht sich das Konzept der Best-Practices ja nicht nur auf die Bedienung einer Software, sondern auch auf die Ausgestaltung der Prozesse drumherum.

Aleksandar Ivezić:

Auf jeden Fall, und auch in dieser Hinsicht beraten wir unsere Kunden und können wertvolle Erfahrungen mit ihnen teilen. Beispielsweise in der Frage, wer die Daten in das System einbringen soll. Eine zentrale Abteilung oder die zuständigen Fachabteilungen, denen man dafür einen Zugang zu Fin RP einräumt? Wie bindet man externe Dienstleister optimal ein? Oder die Frage, wie man die Kommunikation aller Beteiligten organisiert. Indem man die Möglichkeiten von Fin RP ausreizt, kann man sehr viel effizienter agieren, als vielleicht in der Vergangenheit. Insgesamt gibt es da ein enormes Potenzial.

Fact:

Aleksandar wir danken Ihnen für das Gespräch.

Fin RP Best-Practice-Toolkit

Schnellere Finanzberichterstellung mit vorkonfigurierten Systemen und anpassbarem Layout!

Das Best-Practice-Toolkit besteht aus einem fertig konfigurierten Fin RP Produktionssystem und einem zugehörigen Test-System. Beide Systeme lassen sich unmittelbar einsetzen. Sie müssen sich lediglich um die Einrichtung Ihrer Nutzer und deren Berechtigungen kümmern. Hinzu kommt eine vorkonfigurierte Infrastruktur. Sie beruht auf einem Datenmodell, das mit der Zulieferung Ihrer Daten eine sofortige Berichtserstellung in den Ausgabeformaten PDF und XML möglich macht.

Mühelos zum perfekten Corporate Layout

Dafür bringt das Paket ein fertiges Layout mit, das auf gebräuchlichen Mustern für Jahresberichte basiert und über den Layout-Baukasten individualisiert werden kann. Dieser verbindet standardisierte und vom Gesetzgeber vorgeschriebene Elemente mit individuellen Bestandteilen, die von Ihnen festgelegt werden. Auf dieser Basis können Sie weitere Anpassungen vornehmen oder sich von unseren Experten eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln lassen. So gelangen Sie in kurzer Zeit zu druckfertigen Berichten. Denn Fin RP lässt Ihnen alle Freiheiten im Hinblick auf Farben, Schriften, Logos, Bilder, Textblöcke, die Abfolge einzelner Kapitel, Deckblätter, Rückseiten und vielem mehr. Doch zum Start ist es in vielen Fällen hilfreich, mit dem erprobten Ansatz aus unserem Best-Practice-Toolkit zu beginnen.

Um Ihr Corporate Layout aufzugreifen, stellen wir Ihnen vorab einen Design-Fragebogen zur Verfügung. Durch Beantwortung konkreter Fragen können Sie darin alle notwendigen inhaltlichen und design-technischen Entscheidungen treffen. Unser Team übernimmt dann die initiale Konfiguration dieser Layout-Festlegungen in Ihrem Fin RP. Der Fragebogen bietet Ihnen die Möglichkeit, Schrifttypen, -farben und -größen zu bestimmen, Kopf- und Fußzeilen festzulegen und vieles mehr.

Neben den gesetzlich vorgegebenen Pflichtbestandteilen haben Sie die Wahl, weitere Bestandteile für Ihren Bericht zu definieren: Möchten Sie ein Vorwort integrieren, vor oder nach dem Inhaltsverzeichnis? Wünschen Sie nach dem Inhaltsverzeichnis weiteren Raum, um Informationen für Ihre Anleger auszuweisen, etwa zu den Tätigkeiten Ihrer Gesellschaft? Damit Sie diese Einstellungen später auch wieder mühelos in Ihrem System ändern oder ergänzen können, erhalten Sie von uns außerdem ein Design-Handbuch. Darin werden das Baukasten-Prinzip von Fin RP erläutert und die textlichen und bildlichen Gestaltungsmöglichkeiten vorgestellt. Auch die zu erbringenden Pflichtangaben werden darin behandelt.

Mit diesem Ansatz fällt es leicht, auch über Investments zu berichten, die einen weniger hohen Standardisierungsgrad aufweisen, als etwa Fonds. Bei Real-Estate benötigt man beispielsweise häufig mehr visuelle Elemente wie Fotos oder Skizzen. Und bei alternativen Investments mehr Text als Tabellen. Aber all das geht mit Fin RP.

Datenmodell vordefiniert

Die dritte Säule des Fin RP Best-Practice-Toolkits besteht aus dem Datenmodell. Aus diesem wird das Layout später mit Daten befüllt, um konkrete Berichte zu generieren. Im Mittelpunkt stehen vorkonfigurierte Datenpakete, die mit Ihren Daten gefüllt werden.

In der Vorkonfiguration des Best-Practice-Toolkits sind Datenpakete definiert, die nach unserer Erfahrung in den meisten Berichten von Vermögensverwaltungen zu finden und teilweise auch gesetzlich gefordert sind. Dazu gehören die Vermögensübersicht, das Inventar, die durchgehandelten Wertpapiere und davon getrennt die durchgehandelten Derivate, außerdem die Entwicklung des Sondervermögens sowie natürlich die Ertrags- und Aufwandsrechnung. Selbstverständlich wird auch der Aufbau dieser Datenpakete und ihrer Felder in einem mitgelieferten Handbuch ausführlich beschrieben.

Die Befüllung der Datenpakete kann per Import über eine Standardschnittstelle oder eine kundenindividuelle Schnittstelle erfolgen. Auch die Datenanlieferung an einen SFTP-Server lässt sich vollständig automatisieren. Daneben ist die manuelle Eingabe und Editierung von Daten natürlich weiterhin uneingeschränkt möglich. Mit Hilfe dieser Schnittstellen können Daten für zukünftige Berichte automatisiert aus XML- oder CSV-Dateien, Excel-Spreadsheets oder über Datenbankabfragen (SQL) eingelesen werden. So wird eine Brücke zu Ihren etablierten EDV-Systemen geschlagen, beispielsweise zur Finanzbuchhaltung und der Depotverwaltung. Von der Auswahl eines zu erstellenden Reports bis zum druckfertigen PDF vergehen dann nur noch wenige Minuten.

Stichtag 17.01.2025

DORA: Herausforderungen, rechtliche Absicherung, Umsetzung

Man hört und liest es immer wieder: Einbrüche in Firmennetze, Raub von Daten, Offenlegung interner Kommunikation. Das Klima im IT-Sektor wird immer rauer. Wirtschaftlich und politisch unsichere Zeiten verlangen nach mehr Cybersicherheit und IT-Resilienz – auch und gerade in der Finanzindustrie als eine der wichtigen Säulen unserer westlichen Ökonomie.

Ab dem 17. Januar 2025 sind in der Europäischen Union die Bestimmungen des Digital Operational Resilience Act (DORA) anzuwenden. Nach einer Vorlaufzeit von 24 Monaten tritt dann in Kraft, womit die EU die digitale operative Widerstandsfähigkeit im Finanzsektor dauerhaft fördern und sicherstellen will.

Konkret geht es darum, dass Finanzunternehmen und ihre Dienstleister in der Lage sind, Cyberbedrohungen und Systemausfällen standzuhalten und ihre Geschäftsabläufe auch unter extremen Bedingungen fortzuführen. Gleichzeitig wird mit DORA eine Harmonisierung nationaler Standards in der EU erreicht, was angesichts länderübergreifender Datenströme längst überfällig erscheint.

Wer ist betroffen?

DORA betrifft Finanzunternehmen wie bspw. Banken, Versicherungen, Einrichtungen der betrieblichen Altersvorsorge, Bausparkassen, Wertpapierfirmen, Kreditinstitute, Zahlungsdienstleister, sowie IKT-Dienstleister, die wesentliche Dienstleistungen für diese Unternehmen bereitstellen.

Das komplexe Regelwerk deckt explizit alle Kernbereiche von IKT-Sicherheit ab und zwingt betroffene Unternehmen zu handeln. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf das IKT-Risikomanagement, den Umgang mit IKT-bezogenen Vorfällen, das Testen der digitalen operationalen Resilienz, das Management des IKT-Drittparteienrisikos und den Austausch relevanter Informationen.

Darum geht es bei DORA

Einführung robuster Risikomanagementverfahren für IT-Systeme und Daten
Etablierung von Prozessen für die Meldung und Bearbeitung von IT-Vorfällen
Implementierung von Maßnahmen zur Prävention und Abwehr von Cyberangriffen
Durchführung von regelmäßigen Penetrationstests und Simulationen, um die Widerstandsfähigkeit zu prüfen

Management der Risiken, die durch externe Dienstleister entstehen, insbesondere bei kritischen Dienstleistungen.

Abhängig davon, wie betroffene Unternehmen bislang aufgestellt waren, kann dies erhebliche Investitionen in IT-Infrastruktur, Sicherheitslösungen und Schulungen für Mitarbeitende erforderlich machen.

Grundlegende vs. kritische Dienstleistungen

IKT-Dienstleister wie Fact, die wesentliche Dienste für Finanzunternehmen bereitstellen, stehen vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen den neuen Vorgaben anzupassen. DORA trennt dabei zwischen grundlegenden und kritischen IKT-Dienstleistungen, wobei letztere noch einmal höheren Anforderungen unterliegen.

Die jeweilige Einstufung ihrer Dienstleister müssen Finanzunternehmen selbständig vornehmen. Als Maßstab gelten die Bedeutung und die Integration der erbrachten Fremdleistungen für das eigene operative Geschäft.

Rechtzeitig auf DORA eingestellt

Als Dienstleister für zahlreiche große und mittlere Finanzunternehmen beschäftigt sich Fact seit der gesetzgeberischen Verabschiedung von DORA im Europäischen Parlament 2023 intensiv mit dem Thema. Für uns bedeutet DORA u. a., dass wir unsere Sub-Dienstleister, etwa unseren Cloud-Provider Microsoft, fortlaufend überwachen. Zusätzlich dazu müssen wir beispielsweise:

Passende Versicherungen abschließen
Interne und externe Prüfungen durchführen

Außerdem stellt DORA erhöhte Anforderungen an die Dokumentation unserer Dienstleistung und der Dienstleistungsgüte, sowie der Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden. Das geht insbesondere in Richtung Prüfungsrechte und einer fortlaufenden Überwachung.

Von unseren Kunden werden wir vermehrt nach Zertifizierungen, Notfallplänen und speziellen Maßnahmen zur IKT-Sicherheit gefragt. Aus dem Cloudbereich kommen Themen wie „Wo befinden sich unsere Daten?“, „Wo sind die Rechenzentren?“, „Welche Subdienstleister haben sie gewählt?“ und ähnliches hinzu.

Alle diese Maßnahmen und Dokumentationspflichten haben wir ergriffen, um die Anforderungen von DORA hinsichtlich des Betriebs unserer Produkte und Dienstleistungen zu erfüllen.

Rechtlichte Absicherung

Neben der operationellen Umsetzung steht aber auch die komplexe vertragliche Regelung mit unseren Kunden im Vordergrund. Nur darüber können sich beide Seiten gemäß den DORA-Anforderungen absichern. Im Lauf der vergangenen Monate hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

Abstimmung des Vorgehens zwischen dem Finanzunternehmen und Fact
Prüfung der aktuellen Vertragslage durch Fact
Einstufung von Fact als grundlegender oder kritischer Dienstleister durch das Finanzunternehmen
Erstellung eines zu dieser Einstufung passenden Rahmenvertrags-Entwurfs durch Fact
Verhandlung des Rahmenvertrags-Entwurfs und der Konditionen
Umsetzung der im Vertrag vereinbarten Maßnahmen

Fact setzt in diesem Prozess auf neue bzw. erweiterte Rahmenverträge. Sie decken neben den erweiterten Dienstleistungen ggf., falls nicht bereits in Einzelverträgen geregelt, auch unsere Verfügbarkeitsgarantien und zugehörigen Vertragsstrafen ab.

Unabhängig davon, welche und wie viele Produkte bzw. Dienstleistungen der Fact ein Kunde in Anspruch nimmt, können wir dadurch ein einziges globales und DORA-konformes Regelwerk anbieten – und unseren Kunden dadurch viel Arbeit abnehmen.
Branchenweite Herausforderung

Tatsächlich gibt es in den DORA-Vorschriften Sachverhalte, die für uns als IKT-Dienstleister nur schwer bzw. unmöglich umsetzbar sind. Etwa, weil sie auf eine Fremdbestimmung bei der Auswahl unseres Personals oder unserer Dienstleister hinauslaufen. Wir stellen diese kritischen Punkte in den Verhandlungen mit unseren Kunden deutlich heraus und bieten Lösungen an, die für das Finanzunternehmen und Fact umsetzbar und tragfähig sind.

In diesem Zusammenhang zeigt sich noch einmal deutlich, dass DORA eine branchenweite Herausforderung ist, die Finanzunternehmen und ihre Dienstleister nur gemeinsam bewältigen können. Die Aufgabe ist gewiss nicht klein, doch der Nutzen enorm.

Fazit

Keine Frage, Regulierung bedeutet immer Aufwand, ganz gleich, in welchem Bereich. Und sie kostet Geld. Doch angesichts der Herausforderungen unserer Zeit führt an den geforderten Maßnahmen von DORA kein Weg vorbei. Ab dem 17. Januar 2025 können Unternehmen vom Gesetzgeber in die Pflicht genommen werden. Übergangsfristen sind nicht vorgesehen. Lassen Sie diesen wichtigen Termin nicht untätig verstreichen. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit unserem Experten Aleksandar Ivezić auf. Die Zeit dafür ist mehr als reif.

Aleksandar Ivezić
Senior Manager Sales
+49 2131 777 238
a.ivezic@fact.de

Effizientes Asset-Management

Wie Sie steigende Berichtspflichten und regulatorische Anforderungen meistern

Wer sein Ohr am Puls der Zeit hat, kann es im Räderwerk vieler Administratoren in der Finanzbranche knirschen hören. Keine Frage: Die Branche steht unter Druck. Und das gleich aus mehreren Richtungen. Der Markteintritt neuer Player, steigende Lohn- und Gemeinkosten, eine Flut neuer Anlageprodukte – das alles sorgt für ein wachsendes Bestreben zur Reduktion der Fixkosten, zur Internationalisierung und ganz allgemein zur Effizienzsteigerung. Hinzu kommt die intensive Regulation seitens der EU und nationaler Aufsichtsbehörden, die den Marktteilnehmern immer neue Pflichten auferlegt.

Im Fokus: Die Berichtspflichten

Ein Geschäftsbereich, der dabei verstärkt ins Blickfeld rückt, ist das Disclosure Management. Einerseits, weil die Berichtspflichten stetig umfangreicher und anspruchsvoller werden. Andererseits, weil viele Administratoren beim Disclosure Management noch auf „selbstgestrickte“ Lösungen oder die komplette Vergabe an externe Dienstleister setzen. Und beide Wege stoßen zunehmend an ihre Grenzen.

Externe Dienstleister erweisen sich regelmäßig als unflexibel, was Anpassungen an ihren Datenmodellen und Prozessen angeht. Zu viele Daten müssen außer Haus gegeben, zu viele Kompetenzen delegiert werden. Selbst kleinste Änderungen erfordern ein enormes Hin und Her. Und es entstehen nicht selten unerwünschte Abhängigkeiten vom Outsourcing-Partner.

Viele spüren: Es mangelt an Kontrolle und an Effizienz, wenn die Anzahl der Berichte größer wird oder schnell auf veränderte Marktbedingungen reagiert werden muss. Das ist der Grund, warum wir Ihnen in diesem Magazin eine zeitgemäße und zukunftsweisende Disclosure-Lösung präsentieren, die revisionssicher ist, Ihnen die volle Kontrolle über Ihr Berichtswesen zurückgibt und neben den neuesten EU-Vorschriften auch die nationalen Anforderungen vollumfänglich erfüllt: Fin RP von Fact.

Die Lösung: Fin RP

Fin RP ist nicht mit einem gewöhnlichen Redaktions- oder Layoutsystem vergleichbar, sondern eine hochspezialisierte und auf die Anforderungen der Finanzbranche angepasste moderne Cloud-Lösung zur automatischen Erfüllung aller Publizitätspflichten. Die Software richtet sich an Versicherungen, Kapitalanlagegesellschaften, Pensionskassen, Versorgungswerke und Banken.

Einmal nach Ihren Wünschen und in Ihrem Corporate-Layout eingerichtet, erzeugt Fin RP in wenigen Minuten 100% ausgestaltete Hochglanzberichte, die Sie ohne zusätzliche Bearbeitung online auf Ihren Internet-Seiten veröffentlichen, bei der CSSF oder dem Bundesanzeiger einreichen, drucken und weitergeben können. Die Software verfolgt dabei einen echten Multi-Purpose Ansatz, um möglichst vollumfänglich alle Berichtspflichten Ihres Unternehmens abzudecken. Damit Sie komplett auf zusätzliche Dienstleister für die Berichtserstellung verzichten können.

Fin RP bindet auf Wunsch externe Wirtschaftsprüfer in den Freigabeprozess ein und lässt sich als Cloud-Lösung von autorisierten Nutzern auf beliebigen Arbeitsplätzen einsetzen – ohne aufwändige lokale Installation und selbstverständlich auch im Home-Office. Der Datenschutz und abgesicherte Kommunikationswege haben dabei oberste Priorität. Neben zahlreichen technischen Vorkehrungen sorgt ein fein justierbares Rechte-Management dafür, dass Sie jederzeit die vollständige Kontrolle über alle Abläufe behalten.

Alles, was Sie benötigen

Fin RP produziert periodische Berichte wie Monatsberichte, Quartalsberichte, Halbjahresberichte, Jahresberichte, Fusions- und Auflösungsberichte. Dabei werden alle branchenüblichen Asset-Klassen unterstützt, egal ob Fonds, festverzinsliche, Real-Estate oder alternative Investments. Die Berichte können auf der Ebene dieser Investmentvehikel oder auf Basis Ihrer Kunden-Depots erzeugt werden. Das System setzt Ihnen dabei kaum Grenzen. Ob es um 10 Jahresberichte geht, um 1.000 Quartalsberichte oder um 50.000 Anlegerdepots spielt dabei keine Rolle.

Neben PDF-Dokumenten für die Online-Publikation, den Druck oder den E-Mail-Versand, können die Berichte auch im XML-Format für nationale Aufsichtsbehörden bzw. Publikationsmedien oder als editierbare PowerPoint-Dateien für einen Anlagenausschuss generiert werden. Dabei werden die aktuellen Vorgaben gemäß EU-Recht sowie die nationalen Richtlinien beispielsweise von Luxemburg, Deutschland und Österreich berücksichtigt. Dies gilt auch für die umfangreichen Publizitätspflichten gemäß der EU-Transparenz- und Taxonomieverordnung (ESG).

Bindet das gesamte Team ein

Fin RP unterstützt die Berichtsproduktion in mehreren Zielsprachen und reduziert den Übersetzungsaufwand durch die Möglichkeit, wiederkehrende Textblöcke einmalig in den gewünschten Sprachen zu hinterlegen. Alle am Prozess Beteiligten können innerhalb von Fin RP über Chat-Kanäle miteinander kommunizieren und erstellte Berichte vor ihrer Veröffentlichung zur Begutachtung miteinander austauschen. Denn Kollaboration ist eine der großen Stärken der Software. Werden bis zur endgültigen Fassung mehrere Versionen eines Berichts erstellt, vergleicht Fin RP automatisch die Änderungen für Sie und stellt diese anschaulich gegenüber.

Und so bringt Fin RP tatsächlich alles mit, um den Zeit- und Personalaufwand und die Kosten Ihres Disclosure-Managements spürbar zu senken, effizienter zu werden und gleichzeitig die volle Kontrolle über den Prozess zurückzuerhalten. Denn eines ist gewiss: The Show must go on.